jueves, 11 de junio de 2009

Como organizar correctamente su empresa

Una empresa mal estructurada es sinónimo de caos y falta de eficiencia. Evite que esto le suceda a su negocio.

La mayoría de las empresas que no son rentables experimentan problemas serios en la forma cómo organizan el trabajo diario. Esto se puede observar en negocios donde los trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe que es lo que tiene que hacer.

Se entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Por ello, una buena organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas propuestas. Estos son algunos pasos para lograrlo:

1. Tener claro los objetivos. El primer paso para darle una estructura a su empresa es tener bien definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben se sencillas, entendibles y fáciles de memorizar. Una vez claros estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos.

2. Tener claros los recursos de la empresa. El segundo paso consiste en examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver cuantos necesita y cuales son sus capacidades y talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.

3. Haga una lista con las actividades a realizar. Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad. Por ejemplo, si se trata de una empresa de delivery, deberá apuntar las tareas necesarias para un buen servicio, como recepción de llamados, despacho de los productos, servicio post-venta, etc. Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera. Puede consultar a otros empresarios del rubro para ver cómo ha estructurado su negocio y tener una idea al respecto.

4. Divida estas actividades en unidades. Especifique en que consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la empresa.

5. Asigne cada actividad a la persona idónea. Elija a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tares, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que no se apresure en hacerlo. Asegúrese de que sus empleados han comprendido perfectamente lo que se les pide y están de acuerdo.

6.- Elija al líder. En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo jefe, pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrá que pensarse en mandos intermedios.

7. Mantenga al día la organización de la empresa. Esté atento a los cambios. Con el tiempo, la actual organización de la empresa puede ser inadecuada por las condiciones internas o cambios externos. Renueve su empresa según sus necesidades.

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LECCIONES PARA DIRIGIR UNA EMPRESA

Si quieres construir un barco de vela…
….organiza a los hombres, recoge la madera, asegura la impermeabilidad, distribuye las tareas…Pero sobre todo…enséñales la nostalgia del mar infinito”.
(Antoine de Saint Exúpery)

Dirigir una empresa es básicamente llevarla del “es” al “debe ser”. Eso hoy día significa muchas cosas: Tener la Misión clara y compartida, determinar el plan de acción para lograrlo, idear la mejor organización, las políticas, la estructura,determinar qué personas son las más adecuadas, delegar en ellas, realizar el entramado de objetivos que bajan en cascada... en una frase: es hacer frente a la complejidad.

Pero realmente, uno no dirige una empresa, ni un departamento, ni una sucursal, delegación, fábrica, equipo…uno sólo dirige personas.

Hay quien ha intentado separar el concepto de Liderazgo del de Dirección. La diferencia sería la siguiente: Dirigir es: organizar a los hombres, recoger la madera, asegurar la impermeabilidad, distribuir las tareas, marcar las pautas…y Liderar entonces sería enseñarles la nostalgia del mar infinito. Me gustaría que lo pensáramos por un momento:

¿Cuánta madera se puede recoger por que sí? Y… ¿cuánta se recogería teniendo la visión del mar infinito?, ¿Cómo sería la calidad, forma, y tamaño, de los trozos de madera recogidos en cada situación? Realmente…¿Se puede separar Dirigir de Liderar según estos conceptos?.

Por otro lado, hay quien piensa que dirigir es básicamente crear esa nostalgia, el espíritu, la VISIÓN.

Desde esta creencia, Infinidad de consultoras de Liderazgo han impartido miles de cursos de “Dirección de Equipos” o Dirección de personas” basados únicamente en el comportamiento del Líder, en las actitudes, la motivación, etc. Con la “excusa” de que sólo se dirigen personas (y estando totalmente de acuerdo con esta premisa), se olvidan de que para que las personas estén bien dirigidas, necesitan un plan de acción eficaz, una ubicación, unos objetivos claros, simplificar los procesos, la burocracia, crear canales de comunicación e información…

Es cierto que si tuviera que elegir entre una de estas dos posturas,me inclinaría más por esta última: la del comportamiento y la actitud, ya que no hay peor cojo que el que no quiere andar.

De hecho, en las mismas condiciones, un grupo de amiguetes, en un viaje de placer en una playa del caribe, tardarían mucho más en construir una gran balsa por diversión, que un grupo de naúfragos que desean la libertad. Y por supuesto, estos últimos acabarían antes la balsa si vieran el trozo de tierra al que quieren llegar, que si no lo vieran.

Si no lo ven con los ojos, entonces tendrían que hacer el esfuerzo de verlo con el corazón, si no, no hay nada que hacer. Y estoy hablando de algo tan objetivo como es “construir una balsa”.

Ahora bien, no se puede dirigir sin liderar, y no se puede liderar sin dirigir, de hecho, creo que lo queno se puede hacer es esa distinción.

Cuando nos quejamos de que el bien más escaso es la capacidad gerencial, no nos estamos refiriendo a la escasez de capacidad para organizar y planificar, ni tampoco nos referimos a la escasez de capacidad para “crear espíritu y motivar, ser buenos compañeros, y modelos”, sino a la escasez de todo ello en su conjunto.

El otro día, estábamos con un cliente, el director de un importante concesionario, y nos comentó que en una zona cercana tenía todo preparado para abrir una nueva unidad de negocio: “el local, las máquinas, los permisos, los proveedores, incluso los primeros posibles clientes…”que no tendrían que desplazarse hasta aquí para según qué servicios…”. Llevaba años con el proyecto “in mente”, y aún no lo había puesto en marcha. Evidentemente le preguntamos por la razón que le impedía dar ese paso, y su respuesta fue muy simple: “no tengo a nadie a quien poner a cargo, y yo tengo que estar aquí, no puedo dedicarme a dirigir los dos centros”. Lo único que no tenía era a quién poner al frente, estando, como de hecho están, todas las escuelas de negocios llenas de futuros y posibles dirigentes, realizando los mejores y más recomendados MBAs.

Para concretar un poco más, si tuviese que definir, en pocas palabras, qué es lo que hacen los buenos dirigentes, elegiría las siguientes:

Informarse e informar
Tener y transmitir Visión Estratégica

Orientarse a Resultados
Delegar

Comunicar y Motivar
Aprender

Crear Equipo
Innovar.

Como puede verse, de todas estas acciones hay algunas puramente estratégicas, y otras puramente comportamentales, pero no se pueden separar.

Hay que lograr exactamente un “comportamiento estratégico”, que engloba todas las áreas. Para simplificar aún más, para dirigir hay que coordinar el plan para ganar dinero, y a las personas; la estabilidad y el cambio.

Estos son los cuatro ejes que no hay que perder de vista.

¿Qué es dirigir una empresa? ¿es organizar, planificar y decidir? ¿es Motivar y comunicar?, o ¿es llevarla a su “debe ser”?

¿Qué esperan las personas de sus dirigentes? ¿Que les organicen?, ¿Que les motiven?, o… ¿Que les ayuden a ser eficaces?
 

Centro de Estrategia y Liderazgo


Tags: conclusiones

Publicado por vanessa91 @ 2:53
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